Hoe gebruik je Trello als een wedding planner?
Gefeliciteerd met jullie verloving! Nu begint het spannende avontuur van het plannen van jullie droombruiloft. Een hele klus, maar maak je geen zorgen, want met de juiste tools kan het plannen van jullie speciale dag een stuk eenvoudiger worden. Een van die handige tools is Trello, een veelzijdig platform dat perfect is voor het organiseren van taken en het bijhouden van alle details van jullie bruiloftsplanning. Een bruiloft plannen is met dit systeem appeltje-eitje.
Wat is Trello precies?
Trello is een online tool voor projectmanagement. Een enorm handig ‘systeem’ dat visuele organisatie biedt door middel van borden, lijsten en kaarten, ontworpen om teams te helpen bij het organiseren en volgen van projecten op een flexibele en intuïtieve manier. Met Trello kunnen gebruikers taken en ideeën organiseren in verschillende lijsten op een bord, waarbij elke kaart een specifieke taak, activiteit of idee vertegenwoordigt.
De kracht van Trello ligt in zijn eenvoudige maar effectieve aanpak. Gebruikers kunnen kaarten aanmaken en deze verplaatsen tussen verschillende lijsten om de voortgang van taken weer te geven. Bovendien kunnen kaarten worden voorzien van checklists, bijlagen, labels, opmerkingen en deadlines, waardoor teams alle benodigde informatie op één plek kunnen bewaren.
Trello is flexibel en aanpasbaar, waardoor het geschikt is voor verschillende soorten projecten, van persoonlijke takenlijsten tot complexe projecten met meerdere teamleden. Het is een veelgebruikte tool in diverse sectoren, waaronder softwareontwikkeling, marketing, onderwijs en natuurlijk ook voor het plannen van evenementen zoals bruiloften.
Kortom, Trello biedt een gestructureerde en overzichtelijke manier om taken te beheren en samen te werken aan projecten, waardoor het een ideale keuze is voor bruidsparen die op zoek zijn naar een georganiseerde aanpak voor het plannen van hun bruiloft.
Trello is een handig ‘systeem’
Een bruiloft plannen is zoals gezegd niet altijd even eenvoudig. Op het internet wemelt het van de tips and tricks, checklist, voorbeelden en meer, maar wat met het overzicht ervan? Je kan je namelijk wel gek gaan lezen, moodboards en mappen bijhouden, maar geloof me – ergens onderweg zie je door het bos de bomen niet meer. Hoe bewaar je het overzicht?
Ik weet het antwoord. Het heet ‘een tool’. Bepaalde tools hebben mijn bedrijf en mijn leven ingrijpend veranderd. Trello is veruit mijn favoriete tool aller tijden om mijn bedrijf en leven te systematiseren. Eerlijk gezegd weet ik niet wat ik deed voordat Trello in mijn leven kwam. Ik gebruik Trello voor zowat alles: het plannen van mijn workflow, mijn weekmenu’s en mijn to do-lijsten. Trello is voor alles in te zetten – ook om jouw bruiloft te plannen.
Het is een beetje te vergelijken met het zogenaamde sticky notes organization system, maar dan digitaal.
Voordelen van Trello bij een bruiloft plannen
Net omdat het digitaal is, is Trello zowel op desktop als on the go (met een app) eenvoudig te gebruiken. Maar dat zijn niet de enige redenen waarom ik dol ben op Trello (en waarom ook jij vast helemaal fan wordt, om je bruiloft te gaan plannen met deze tool):
- Overzichtelijke planning: Met Trello kunnen jullie al jullie taken, ideeën en afspraken op één plek organiseren. Door het gebruik van borden, lijsten en kaarten kunnen jullie gemakkelijk een overzicht behouden van wat er moet gebeuren en wanneer in een het plannen van een bruiloft.
- Flexibiliteit: Trello is flexibel en aanpasbaar aan jullie specifieke behoeften. Maak lijsten voor elke maand van jullie planning, waarbij elke kaart een specifieke taak of activiteit vertegenwoordigt. Zo blijven jullie georganiseerd en kunnen jullie de voortgang gemakkelijk volgen. Kaarten kunnen gemakkelijk worden doorgeschoven naar een volgende lijst of worden verbonden met kaarten van andere lijsten.
- Samenwerking: Als bruidspaar is samenwerking essentieel bij het plannen van jullie bruiloft. Met Trello kunnen jullie gemakkelijk taken toewijzen, checklists maken, bijlagen toevoegen en zelfs e-mails koppelen aan specifieke kaarten. Op deze manier kunnen jullie samenwerken met jullie weddingplanner, familie en vrienden om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
- Organisatie van gastenlijsten en tafelschikking: Naast het plannen van de grote taken, kunnen jullie Trello ook gebruiken om de gastenlijst bij te houden en de tafelschikking te organiseren. Met labels kunnen jullie gasten categoriseren, zoals familie, vrienden, collega’s, enzovoort. Op deze manier kunnen jullie ervoor zorgen dat niemand over het hoofd wordt gezien en dat de zitplaatsen perfect zijn geregeld.
Het grootste voordeel van Trello?
Dat aanmelden gratis is en dat het ook gratis blijft (tenzij je meteen met 10 aan één bord gaat samenwerken, maar ook daar ken ik wel een truukje voor om nét die elfde man/vrouw/x aan boord te halen).
Enfin, natuurlijk heeft Trello ook een betalend abonnement (voornamelijk voor bedrijven), maar met de gratis versie kom je al een heel end. Ik werk al jaaaaaren met Trello en heb nog geen cent betaald voor de dienst. Bedankt, Trello!
Hoe een bruiloft plannen met Trello?
Stap 1: Maak een bord aan voor je planning
- Meld je gratis aan.
- Maak een nieuw bord aan. Geef het een passende naam, zoals “Tijdlijn weddingplanning”.
- Bepaal de structuur van jullie bord door lijsten aan te maken voor elke fase van de bruiloftsplanning, bijvoorbeeld “12-10 maanden voor de bruiloft”, “8-6 maanden voor de bruiloft”, enzovoort.
Stap 2: Voeg kaarten toe voor specifieke taken
- Binnen elke lijst voegen jullie kaarten toe voor specifieke taken die moeten worden voltooid in die tijdsperiode. Bijvoorbeeld, onder “12-10 maanden voor de bruiloft”, kunnen jullie kaarten maken voor taken zoals “Locatie zoeken”, “Trouwjurk kiezen”, “Lijst van floristen maken”, enzovoort.
- Voeg zoveel kaarten toe als nodig is om alle taken op te lijsten die jullie moeten voltooien voor elke fase van de planning.
Stap 3: Verdeel de taken
- Geef elke kaart een duidelijke taakomschrijving.
- Wijs taken toe aan bijvoorbeeld je bruidegom of de planner door ze te markeren op de kaart. Op deze manier is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke taak.
Iemand toevoegen aan een kaart in Trello is zeer eenvoudig. Volg gewoon deze stappen.:
- Open het Trello-bord waarop de kaart zich bevindt.
- Zoek de kaart waaraan je iemand wilt toevoegen.
- Klik op de kaart om deze te openen.
- Zoek naar de optie “Leden” aan de rechterkant van de kaart. Deze optie lijkt op een kleine pictogram van een persoon met een plus-teken ernaast.
- Klik op “Leden” en voer de naam of het e-mailadres in van de persoon die je wilt toevoegen.
- Zodra de juiste persoon verschijnt, klik je op hun naam om ze toe te voegen aan de kaart.
Nu is de persoon toegevoegd als lid van de kaart en kan hij of zij de taak bekijken, bewerken en eventueel voltooien, afhankelijk van de toegangsrechten die zijn ingesteld voor het Trello-bord.
Wat kan je nog allemaal doen met een kaart?
Met een kaart op Trello kun je verschillende acties uitvoeren om je taken te beheren en je projecten georganiseerd te houden. Hier zijn enkele van de belangrijkste functies die je kunt gebruiken:
- Opmerkingen toevoegen: Je kunt opmerkingen toevoegen aan een kaart om extra informatie te delen, updates te delen of om met teamleden te communiceren.
- Checklists maken: Je kunt checklists toevoegen aan een kaart om de taken verder op te splitsen in kleinere stappen. Zo kun je gemakkelijk de voortgang bijhouden en afvinken wat er is voltooid.
- Bijlagen toevoegen: Je kunt bestanden en bijlagen aan een kaart toevoegen, zoals afbeeldingen, documenten of links naar relevante websites.
- Labels gebruiken: Je kunt labels toewijzen aan een kaart om deze te categoriseren of te markeren. Dit kan handig zijn om prioriteiten aan te geven, verschillende soorten taken te onderscheiden of om bepaalde aspecten van het project te benadrukken.
- Deadlines instellen: Je kan deadlines toevoegen aan een kaart. Dit helpt je om op schema te blijven en om belangrijke deadlines niet te missen.
- Aanpassingen maken: Je kunt kaarten gemakkelijk aanpassen door de titel te bewerken, de beschrijving te wijzigen, bijlagen toe te voegen of te verwijderen, labels toe te voegen of te verwijderen, deadlines in te stellen of te wijzigen, enzovoort.
- Verplaatsen tussen lijsten: Je kunt kaarten eenvoudig verplaatsen tussen verschillende lijsten op het Trello-bord (bijvoorbeeld naar een “mee bezig-“kaart of een “DONE-” kaart). Dit stelt je in staat om de voortgang van taken te volgen terwijl ze door verschillende fasen van het project gaan.
- Pas aan naar behoefte: Pas jullie Trello-bord aan naarmate de planning vordert. Voeg nieuwe taken toe, verplaats kaarten naar verschillende lijsten en pas deadlines aan indien nodig.
Door gebruik te maken van de oneindige functies van Trello, verminder je de druk die op je schouders ligt en kan je meer genieten van het plannen van jullie bruiloft.
WORKSHOP “Plan je bruiloft met TRELLO”+ STEAL MY BORD!
Sta jij aan het begin van je bruiloftsplanning? Trello is het antwoord om zorgeloos er doorheen te fietsen. Met mijn workshop on demand en het bord fiets je erdoorheen.
Ik ontwierp het bord speciaal om aanstaande bruidsparen te helpen bij het plannen van hun grote dag. Met alle taken en essentiële informatie voor de 12+ maanden voorafgaand aan de trouwdatum, biedt dit bord een gestructureerde en overzichtelijke aanpak. Van het kiezen van de perfecte locatie tot het bestellen van de bruidstaart, elke kaart op dit bord bevat gedetailleerde instructies en tips om het planningsproces soepel te laten verlopen.
+ 3 bonusborden!
Je krijgt ook drie bonusborden én een workshop on demand, zodat je helemaal klaar bent om te knallen met die bruiloftsplanning met Trello.
- Gastenlijst + overzicht van alle drukwerk
- Tafelplanning
- Suite planning
Interesse? Schrijf je hieronder vrijblijvend in op de wachtlijst. (wordt verwacht in de loop van mei 2024)
Lees meer op Mint&Memories over het plannen van een bruiloft