Uitnodiging voor je huwelijk: dit moet je weten als je je gasten uitnodigt

Met de uitnodiging ga je informatie geven. Maar je zal ook bepaalde verwachtingen opwekken! Met deze tips van de professional kan het niet fout gaan. 

Offertes en planning

Mijn ervaring is dat als je al je drukwerk bij één en de zelfde drukker neemt, het vaak goedkoper uitkomt dan dat je verschillende drukkers aanspreekt. Door met één drukker in zee te gaan, kan je gemakkelijker de planning strak houden! Je moet namelijk offertes opvragen voor het drukwerk. Bepaal op voorhand op welke criteria je deze offertes gaat opvragen.  Mijn ervaring is dat er bij drukkerijen wel eens iets mis  durft lopen (machines die uitvallen, verkeerde proeven,…). Ruim dus in je planning voldoende tijd om het één en ander in orde te brengen. Verder op in dit artikel vind je een planning hiervoor.

Wat is belangrijk op een uitnodiging voor je huwelijk?

Voor meertalige bruiloften, laat je meertalige uitnodigingen drukken.

Vergeet ook niet de verschillende aparte ‘kaartjes’ voor de verschillende onderdelen van de bruiloft bij te bestellen, want niet iedereen wordt voor de hele dag uitgenodigd. Maak eventueel een Exceldocument op, zodat je gemakkelijk kan organiseren welk kaartje je dient voor wie bij diens (hoofd)uitnodiging moeten steken.

Denk ook aan andere bijlagen: een routebeschrijving, hotelgegevens, het programma van de ceremonie,…

Hou het thema in het achterhoofd, maar geef niet te veel prijs op de uitnodiging. De uitnodiging is per slot van rekening een ‘voorproevertje’ en dat is al deel van de voorpret van de ontvanger.  Anderzijds: vermijd om al te grote verwachtingen te scheppen met je uitnodiging. Het mes snijdt aan twee kanten!

Bestel 25 enveloppen extra voor eventuele schrijffouten in het adres. Gebeurt echt meer dan je denkt.

Zoals ik al zei, onderzoek de mogelijkheid van sociale media om bepaalde verwachtingen te scheppen (of te ontkrachten, zo je wil). Met Facebook kan je events maken en er mensen op uitnodigen! Let op dat je instellingen aanpast, zodat het geen openbaar evenement wordt!

Etiquette

Wil je echt heel erg volgens de etiquette gaan, dan kondigen de ouders het huwelijk aan op de uitnodiging. De namen van de ouders van de bruidgom staan dan op het linkerbinnenvel van de uitnodiging; de namen van de ouders van de bruid op het rechterbinnenvel. De namen van wie de bruiloft betaalt, worden eerst vermeld en alle adressen op de enveloppen moeten met de hand worden geschreven. Zulk een uitnodiging wordt afgesloten met ‘RSVP’ (Respondez, s’il vous plait), wat zo veel wil zeggen dat de geadresseerde moet laten weten of ie aanwezig zal zijn.

RSVP via een website is dé hype van het moment. Je eigen trouwwebsite met zulk een RSVP functie kan je zelf bouwen, als je enige ervaring hiermee hebt of laten uitvoeren door Roasted Marshmellows bijvoorbeeld. Soms bied je bruiloftsplanner deze service aan via haar of zijn eigen website.

RSVP kan ook middels een aparte antwoordkaart, die de gasten dan kunnen terugzenden. Om de kans op antwoord te verhogen, kleef je er een postzegel op.

Hou alle antwoorden goed bij in een apart Excell-document. Het loont de moeite om gasten die na de deadline nog niet hebben gereageerd, op te bellen. Pro-actief zijn, weet je wel?

Handige Henrietta’s vinden in AVA bijvoorbeeld alle materialen om zélf de handen uit de mouwen te steken. Ook heel erg leuk zijn de gepersonaliseerde postzegels die je bij B-Post kan bestellen om de enveloppe op te leuken. Via Etsy bieden allerlei designers hun (hand gemaakte) diensten aan voor een zacht prijsje.

Wat moet er zeker op staan?

Wanneer Dag, datum, begin- en eventueel einduur van de verschillende onderdelen van de bruiloft.

Waar Locatie met adresgegevens (+ eventueel plannetje).

Wat Voor welke onderdelen wordt de gast in kwestie uitgenodigd?

(TIP: stel aparte uitnodigingen/kaartjes bij de hoofduitnodiging samen voor de verschillende groepen van gasten! Voor wie uitgenodigd is voor de trouwceremonie, wie voor de receptie, wie voor het avondfeest)

Waarom Nogal wiedes, een bruiloft. Aan jou om er een originele aankondiging van te maken. Hou het thema in het achterhoofd.

Antwoord Graag RSVP = bevestigen voor een bepaalde datum ofwel net alleen antwoorden als men NIET aanwezig zal zijn.

Contactgegevens  Telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon (van de weddingplanner/ceremoniemeester of het bruidskoppel, afhankelijk wie de organisatie op zich neemt)

Extra Met of zonder partner? Met of zonder kinderen? (Al is de manier waarop je het adres op de enveloppe zet, meestal ook al een indicatie hiervan).

Cadeautips: het beruchte ‘enveloppeke’ of de rekeningnummer bijvoorbeeld of de huwelijkslijst

Bij de RSVP (indien al voorgedrukt zodat gasten deze alleen maar hoeven terug te zenden): vraag naar allergieën of speciale voedingswensen/ playlist voor op het avondfeest, …..

Vegetarisch, gluten, nikkel (!), eventueel suikervrij,…. 

Tijdschema voor de uitnodigingen