Het draaiboek – hart van je bruiloft

Ik noem het draaiboek niet voor niets het hart van je trouwdag, want het is een échte wedding essential. Door het draaiboek bewaar je het overzicht op wat te gebeuren staat. Je weet ook wie waar voor verantwoordelijk is. Kort samengevat: een degelijk draaiboek zorgt er voor dat je minder stress zal hebben op je trouwdag en dat je meer tijd hebt om te genieten. 

Wat is een draaiboek?

JIn het draaiboek beschrijf je tot in de details je trouwdag. Om het in de woorden van de weddingplanner te zeggen: je gaat de trouwformule omzetten in een dagindeling en die dagindeling ga je in kleine stukjes opbreken. Je beschrijft letterlijk wie wat doet op welk tijdstip. Niet alleen handig  voor jou en je bruidegom, maar ook voor je gasten, de ceremoniemeester en leveranciers! Zo weet iedereen wat er wanneer van hem of haar verwacht wordt. Schakel je een professionele ceremoniemeester of weddingplanner in,  dan maakt hij of zij het draaiboek op, want ook de wedding professional kan niet zonder een minutieus draaiboek.

Geen idee hoe je aan het draaiboek van jouw trouwdag moet beginnen? Schrijf je dan in voor onze workshop!

Hoe maak je een draaiboek?

De voorbereidingen voor je draaiboek maak je op papier. In een notebook, in een kaft, via websites zoals deze, maar het kan ook veel handiger en effectiever – via de gratis online tool TRELLO. De Online Wedding Academie stelt speciaal voor jou een korte training samen, waarin we je leren hoe je het draaiboek maakt voor jouw trouwdag met TRELLO!

Er zijn verschillende manieren om een draaiboek op te stellen. Voor bruiden vind ik de volgende methode het gemakkelijkst – je voegt dan vier kolommen aan je Excelldocument toe: het tijdstip, de beschrijving van de gebeurtenissen, wie verantwoordelijk is voor dat onderdeel en een checklist.

Voor het draaiboek zélf gebruik je een excelldocument. Je kan ook met tabellen werken in Word, maar persoonlijk vind ik dat minder handig.

Klem na het afdrukken je draaiboek vast op een houten plankje! Ik kocht het mijne in Action. 

Hoe stel je een draaiboek op?

Maak een overzicht van je trouwformule

Wat dat is? Dat is de combinatie van de verschillende onderdelen van de trouwdag. Ik schreef al eerder een artikel over de trouwformule.

Begin dus met het oplijsten van de verschillende onderdelen van de trouwdag. 

Maak een overzicht van je activiteiten

Ga na hoe je wil dat de trouwdag verloopt. Loop samen met je partner (of je ceremoniemeester) de hele trouwdag af en schrijf alle gebeurtenissen en activiteiten op. Vul daarna elke gebeurtenis en activiteit in bij het onderdeel van de trouwformule. Denk aan de speech van de bruidegom, het ophalen van de bruid, de briefing van de suite, de eerste toost, de aankomst van het vervoer,…. Bereid je voor op een ellelange lijst. Zet nog niks op volgorde. Dat komt pas in een volgende fase – je bent nu nog maar aan het ‘oplijsten’.  

Zet de lijst met activiteiten op volgorde (= kolom “beschrijving”)

Wanneer de lijst met activiteiten en gebeurtenissen compleet is, zet je alles in een logische volgorde.
Hang hier nog geen tijden aan. Het gaat hier louter om de vraag of je de fotoshoot voor of na de ceremonie wil bijvoorbeeld of de speech van de bruidegom bij het openen van de receptie of net bij die van het avondfeest.  Op die manier wordt voor jou de trouwdag overzichtelijker; je zet als het ware de grote lijnen uit.

Hang er tijden aan vast (=kolom “tijdstip”)

Vervolgens hang je uren vast aan alle gebeurtenissen. Let op: sommige gebeurtenissen van je trouwdag moet je stipt inschatten (bijvoorbeeld het gemeentehuis), andere mogen best wat flexibeler genomen worden (bijvoorbeeld het aansnijden van de bruidstaart en de eerste dans). Hou er rekening mee dat dingen kunnen uitlopen! 

Wie is verantwoordelijk? (= kolom “wie”)

De derde kolom is voor wie verantwoordelijk is voor die activiteit. De bedoeling is dat je die persoon ook een exemplaar bezorgt van het draaiboek. 

Wat je nog moet weten 

1. Geloof me: je houdt het niet bij slechts één versie van een draaiboek, want je vult aan, verbetert en schrapt tot je tevreden bent. Werk je op de computer, sla dan altijd elke versie apart op, maar vergeet niet om telkens een andere ‘naam’ toe te wijzen. Bijvoorbeeld: 1.0, 2.0, 3.0 of met de nieuwe datum: 3/01/2018, 15/01/2018 etcetera. Dat heeft als grote voordeel dat je steeds kan terug grijpen naar ‘vorig werk’ , terwijl je je er toch van bewust bent dat het om een vorige versie gaat. 
2. Werk met kleur!  Zet bijvoorbeeld tijdsblokken bij elkaar onder de zelfde kleur.
   Eventueel met kleurmarkers. IK BEN GEK OP KLEURMARKERS!
3. Iedereen die in het draaiboek staat, dient een exemplaar te krijgen: je fotograaf, het vervoer, de catering,…. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen. Je hoeft daarom geen volledig draaiboek te bezorgen: geef door wat relevant is. 

Zin in meer?  Elke maand GRATIS facebook live (alleen voor bruiden)