[Online Wedding Academie] De behoefteanalyse: In zeven eenvoudige vragen naar de perfecte bruiloftsplanning van je bruidspaar

Met een behoefteanalyse voorkom je dat je tijd verliest in het plannen van een bruiloft. Omdat je met zeven eenvoudige vragen op een efficiënte manier naar de wensen van je klanten peilt.

Toen ik trouwde, begon ik met de planning meer dan een jaar op voorhand. Om na de huwelijksdatum behoorlijk in een ‘zwart gat’ te vallen, maar dat is dan weer een ander verhaal :-)µ

De behoefteanalyse: de tool bij uitstek voor de bruiloftsplanning

Net zoals elk groot evenement, heeft een bruiloft een goede voorbereiding nodig. Als huwelijksplanner heb je de meeste factoren voor een optimale voorbereiding zelf in de hand. Op tijd te beginnen en alle details zo veel mogelijk op voorhand uit werken zijn de basis van elke bruiloft.

Eén jaar op voorhand beginnen is heus geen slecht idee, want populaire feestlocaties en leveranciers zijn snel volzet. Als je snel aan de slag gaat, kan je de eerste keuze van je klanten gemakkelijker valideren of er is nog tijd op overschot om op zoek te gaan naar een tweede en zelfs een derde optie.

Ik zeg: mééstal begint de voorbereiding van een bruiloft een jaar of langer op voorhand, maar sommige klanten beslissen pas last-minute om een weddingplanner in te huren. Een nauw gezette opvolging is zeker bij last minute huwelijken onmisbaar. Meestal hebben bruidsparen bij de start van hun planning, slechts een vaag idee van wat zij zouden willen. Net daarom loopt een bruiloftsplanning wel eens helemaal in de soep.

Gelukkig is er een relatief eenvoudige tool, de behoefteanalyse. Hiermee zorg je ervoor dat je snel en gemakkelijk de wensen en verwachtingen van je klanten helder krijgt en vermijd je al te grote hobbels bij het verder uitrollen van hun bruiloftsplanning.

De behoefteanalyse bestaat uit zeven vragen

Elke huwelijksplanning begint met een goed en uitgebreid gesprek.

Ik noem dit gesprek, uit de losse pols en met enige zin voor onderdrijving, het ‘intakegesprek’ en het is absoluut niet te verwarren met het verkoopsgesprek. Idealiter is het intakegesprek het tweede gesprek dat je hebt met je bruidspaar, nadat je een succesvol verkoopsgesprek met hen had. Waar het in het verkoopsgesprek nog ging om je services zo goed mogelijk ‘aan de man’ te brengen, ga je in het ‘intakegesprek’ de behoeften analyseren van je klanten.

Met een behoefteanalyse pols je op een efficiënte manier naar de wensen van je klanten.

Dit doe je door zeven basisvragen te stellen – zeven basisvragen met de 5 W’s en de 2 H’s.

Opmerking: in de meeste vakliteratuur kom je zes basisvragen tegen. De tweede van de twee H’s wordt nooit gesteld. Dat is stom dus bedacht ik de tweede H!

Als ervaren weddingplanner voegde ik er eentje toe. Ja, je stelt je klanten dus zéven basisvragen in het allereerste gesprek.

Dit zijn ze op een rijtje – de 5 W’s en de twee H’s

  1. Wie?
  2. Wat?
  3. Waarom?
  4. Wanneer?
  5. Waar?
  6. Hoe?
  7. Hoeveel?

De behoefteanalyse in detail

1. Wie?

Vraag: Wie is het bruidspaar en met wie willen zij hun trouwdag delen? (= genodigden)

1.1 Wie is het bruidspaar?

Het gemakkelijkste is dat je per intakegesprek een fiche maakt. Op deze fiche zet je sowieso de volgende gegevens:

  • Namen + adresgegevens van het bruidspaar (niet vergeten: e-mail, telefoonnummer(s))
  • Interesses en hobby’s
  • Beroep
  • Leeftijd
  • Eventueel geloof (als dat relevant is)

Je stelt ook vragen als

  • Wie zijn ze?
  • Wat spreekt hen aan?
  • Wat verwachten ze van hun trouwdag?
  • Wat willen ze absoluut niet op hun trouwdag?
  • Waar maken ze zich zorgen om?
  • Hebben ze (al) een thema voor ogen?

Om verder een goed idee te krijgen van wie ze zijn, kan je natuurlijk door vragen. Naar hun manier van leven, de gezinssamenstelling, hun voorkeur van boeken en films, waar ze op vakantie gaan,…

1.2 Wie zijn de genodigden?

Het is heel belangrijk om in de beginfase van een bruiloftsplanning een globale schatting te maken van het verwachte aantal gasten. In onze cursus ‘Weddingplanner’ krijg je alle tools aangereikt om hier later een sluitende gastenlijst uit te destilleren.

2. Wat?

Wat voor een soort bruiloft zou jouw bruidspaar willen? Welke onderdelen zitten er in hun gedroomde trouwdag? En bij welke van deze onderdelen willen ze jouw hulp als bruiloftsplanner? Je bepaalt hiermee in grote lijnen ‘de aard’ van het huwelijk.

Een huwelijksplanner neemt niet altijd de volledige planning voor zijn rekening, maar soms alleen bepaalde onderdelen er van.
De verschillende combinaties en volgordes van deze onderdelen vormen samen de trouwformule. De beslissing over de trouwformule dient zo snel mogelijk genomen te worden!

3. Waarom?

Met de waarom?-vraag bepaal je de doelstelling van je bruiloftsplanning. Het lijkt vreemd deze vraag te stellen omdat je denkt dat de antwoorden voor de hand liggen. Toch raad ik je aan hier even dieper op in te gaan, omdat het je zal helpen de sfeer en de invulling van de dag in te vullen.

Een paar dat huwt uit louter economische redenen, zal waarschijnlijk een heel andere soort bruiloft voor ogen hebben, dan een paar dat huwt omdat ze hun honderden buitenlandse vrienden nog eens bij elkaar wensen.

4. Wanneer?

Mijn ervaring is dat de meeste bruidsparen, als ze bij jou komen, reeds een concrete datum voor ogen hebben. Voor de vragen die je je bruidspaar kan stellen om ze te helpen een geschikte datum te vinden, verwijs ik je door naar het uitgebreide werkboek, die je in onze cursus ‘Weddingplanner’ vindt. Met dit werkboek van maar liefst 15 bladzijden, begeleidt De Online Wedding Academie je stap voor stap naar de perfecte bruiloftsplanning van je bruidspaar.

TOPTIP: Informeer altijd naar het begin- en eindstip van de verschillende onderdelen van hun trouwdag (als die al vast zouden liggen, natuurlijk).

5. Waar?

Welke locatie wordt er gekozen voor de bruiloft?

6. Hoe?

Met de vorige vijf vragen heb je een voorlopige structuur in handen. Met de hoe?-vraag vullen we de details verder in.

Details als

    • Hoe nodigen jullie de gasten uit?
    • Hoe worden de gasten van punt A naar punt B vervoerd?
    • Hoe voorzien jullie hen van eten en drinken? (buffet, walking dinner,..)
    • Willen jullie muziek en zo ja, welke?
    • ….

Een heel handig hulpmiddeltje om al deze detailvragen aan op te gaan ‘hangen’ is het thema. Ik noem dat de ‘rode draad’ van een bruiloft.
Interessant als je ook de styling van een huwelijk voor je rekening neemt.

In de lessen over thema en styling van onze cursus ‘Weddingplanner’ komen we hier uitgebreid op terug. Bovendien organiseren wij doedagen rond thema en styling. Dan gaan we bijvoorbeeld op bezoek bij een echte wedding stylist die ons de kneepjes van het vak laat zien (onder voorbehoud van beschikbaarheid).

7. Hoeveel?

Hoeveel kost hun bruiloft? Het is misschien de meest ongemakkelijke vraag die je als huwelijksplanner kan stellen, maar doe het zonder schroom (even oefenen maar). Je moét namelijk weten hoeveel budget jouw bruidspaar voorzien heeft voor hun bruiloft omdat je geacht wordt dit budget te bewaken. In eerste instantie vraag je naar een globaal budget. Later is het van belang te weten hoeveel van dit globaal budget kan/mag besteed worden aan de verschillende onderdelen van een trouwdag.

 

Superhandige gratis PDF voor weddingplanners in spé

Vond jij je eigen bruiloft organiseren ook zo tof? Denk jij dat je dit ook voor andere bruidsparen kan doen? Weddingplanner word je niet, dat bén je.

Wij hebben van alle bovenstaande vragen een superhandige PDF gemaakt. Bovendien is deze PDF voorzien van nog meer vragen die je als beginnende weddingplanner kan stellen om zo op een efficiënte manier naar de wensen van je klanten te peilen.

Met De Online Wedding Academie krijg je een voorsprong op je concullegae!

Meld je hier aan voor je GRATIS PDF!

* Gelieve helemaal in te vullen, aub!

Voornaam
Familienaam